Qual o custo de um empregado para a Empresa?

A empresa cresceu e está na hora de contratar os empregados? Esse é um custo que pode assustar. Isso porque um empregado que recebe, num exemplo prático, a remuneração de R$ 2.000,00 mensais, pode custar mais do que o dobro desse valor dependendo do regime tributário vigente.

Na tentativa de se definir o custo total de um novo empregado, é essencial levar em conta que este valor, de maneira nenhuma, é limitado exclusivamente ao salário que ele receberá todos os meses. De fato, a remuneração mensal equivale a pouco mais de 30% do custo real, sendo o restante o resultado da grande quantidade de impostos e atribuições aplicadas aos empregadores e aos trabalhadores, no fim do dia, esse custo atinge facilmente o patamar de até 190% em cima do valor do holerite do trabalhador, é quase como se você contratasse duas pessoas.

O impacto da contratação de um empregado

Fato é que apenas sabendo qual o custo de um empregado que o empreendedor é capaz de se organizar para reduzir gastos, programar investimentos e calcular a quantidade ideal de colaboradores necessários ao seu negócio. Assim, ele garante que a empresa consiga encarar um crescimento com a melhor relação custo-benefício, evitando que haja uma “superpopulação” de colaboradores ou um déficit de mão de obra, sobrecarregando os empregados e abrindo brechas para processos trabalhistas.

Quanto custa um empregado

Uma das primeiras regras cujo cumprimento é fundamental na hora de contratar um empregado é que as empresas devem pagar 37% sobre o valor do salário líquido de encargos sociais, 29% deste total vai somente para o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Em uma situação cotidiana, por exemplo, para um trabalhador que é contratado com um salário mensal de R$ 2.000,00, essa contribuição representa R$ 580,00. Ainda na esfera dos 37% em encargos sociais, os outros 8% (R$ 160,00, no caso do nosso exemplo) são destinados ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Contudo, os gastos não param por aí. Para completar a equação, também é necessário que o empreendedor leve em consideração os gastos periódicos, que acontecem todos os anos, mas não todos os meses, como as férias e o 13º salário. É como se a empresa tivesse que arcar com 8,33% mensalmente para cada um deles, mais o adicional de ? das férias. Assim, ao final de 12 meses teria os 100% de contribuição. Com base em um holerite mensal de R$ 2.000,00, na prática, a empresa do nosso exemplo teria que guardar R$ 166,66 para o 13º salário mais R$ 222,21 para as férias e o adicional todos os meses. Dessa forma é importante fazer a provisão desses encargos.

Dessa forma, é possível ter uma visão geral dos principais gastos chamados sociais em uma empresa, embora ainda existam custos adicionais não periódicos para se considerar: custeio de uniformes, afastamentos por licença-maternidade ou licença-paternidade, (que correspondem a 1% do custo) e ausência por doença ou acidente de trabalho, que dificilmente passam de 2% do custo total. São valores importantes que, embora não pareçam muito relevantes isoladamente, somados podem representar mais de 3,5% sobre o valor total de um empregado.

Existem ainda alguns custos adicionais, como o vale-transporte, que se enquadram como extras ao empregador. O cálculo do vale-transporte funciona assim: considerando que a passagem individual custa R$ 4,00 e o colaborador precisa de duas por dia, temos um total de R$ 8,00 diários durante 22 dias úteis de trabalho no mês, totalizando R$ 176,00. Desse valor, a legislação define que o empregado deve arcar com 6% do seu salário. Assim, se ele recebe R$ 2.000,00, R$ 120,00 são descontados da folha de pagamento, restando R$ 56,00 para a empresa assumir.

O mesmo acontece com o vale-alimentação concedido por algumas empresas. Supondo que esse valor (que, em algumas categorias, é definido coletivamente pelo sindicato dos trabalhadores) seja de R$ 15,00 por dia, o custo total no fim do mês será de R$ 330,00. Assim como no caso do vale-transporte, o funcionário assume 20% desse valor, restando para a empresa R$ 264,00. Outras obrigações resultantes de convenções coletivas envolvem seguro de vida, plano de saúde e contribuições a programas de qualificação.

O custo de um empregado nos diferentes regimes tributários

As empresas registradas no Simples Nacional, de acordo com a legislação, não pagam encargos referentes ao INSS patronal, salário educação, seguro acidente do trabalho (SAT) e contribuições ao SENAI, SESI, SEBRAE ou Incra. De todo modo, os outros encargos e benefícios devem entrar na conta:

• Férias: 11,11%;

• 13º salário: 8,33%;

• FGTS: 8%;

• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%;

• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%;

Total: 39,37%.

Isso significa que praticamente 40% do dinheiro gasto pela empresa para custear um colaborador não irá para o seu salário.

Já para as empresas dos regimes Lucro Real e Lucro Presumido, o mecanismo para o cálculo é o mesmo. Há, porém, o acréscimo da alíquota de terceiros (Incra, SENAI, SESI ou SEBRAE), o INSS patronal e outros encargos não existentes para as pequenas empresas:

• Férias: 11,11%;

• 13º salário: 8,33%;

• INSS: 20%;

• Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%;

• Salário educação: 2,5%;

• Incra / SENAI / SESI / SEBRAE: 3,3%;

• FGTS: 8%;

• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%;

• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%;

Total: 68,18%.

Calculando o custo final de um empregado

Para saber quanto custa um empregado, deve-se primeiro considerar os gastos diretos de contratação, que são aqueles pagos ao colaborador (salário e benefícios), e depois os custos indiretos, que são os encargos que a empresa paga ao governo, que podem variar de acordo com a categoria profissional.

Em um cálculo simples, partindo da premissa de que todas as obrigações fiscais sejam obedecidas à risca, para calcular o custo da manutenção de um funcionário seria necessário considerar a soma de todas as verbas trabalhistas: 13º, férias e adicional, vale-alimentação e vale-transporte, além das contribuições sociais como o INSS, considerando também indenizações em caso de demissão, impostos e encargos previstos em lei.